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咸阳市审计局关于印发《机关公文办理制度》的通知
来源:市审计局         作者:秘书科         点击数:         发表时间:2019-06-19 10:16:49
    

局(处)各领导、各科室(中心):

      根据2012年7月1日中共中央办公厅、国务院办公厅下发实施的《党政机关公文处理工作条例》规定,参照《咸阳市人民政府公文处理操作规范》,现对《咸阳市审计局公文审批制度》予以修订和完善,对现有文件格式作以统一规范,请各局(处)领导和科室(中心)认真学习,严格贯彻执行。

附件:1、机关公文办理制度

2、公文格式排版

      3、党政机关电子公文处理工作办法

 

 

 

 

 

咸阳市审计局

2019年3月28日

 

 

 

附件1:

 

咸阳市审计局机关公文办理制度

 

第一条  发文办理指以本机关名义制发公文的过程,包括起草、审核、签发、复核、登记、印制、核发等程序。

第二条  严格按照《党政机关公文处理工作条例》的规定程序和要求办理公文。起草公文应当做到:

(一)符合党的理论路线方针政策和国家法律法规,完整准确体现发文意图,并同现行有关公文相衔接。

(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。

(三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精练。

(四)文种正确,格式规范。

(五)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。

(六)公文涉及其他领导或者科室职权范围内的事项,起草科室必须征求相关领导或者科室意见,力求达成一致。

(七)领导干部应当主持、指导重要公文起草工作。

此外,起草公文时还应做到:

1、对涉及国家秘密的公文标注密级,如有具体保密期限要求的,应当标明保密期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

2、对非涉密公文应按《政府信息公开条例》规定,在草拟公文时确定并在拟稿文头上注明公开属性。

3、拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”“平件”

4、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

5、标题由发文机关名称、事由和文种组成。

6、正文是指公文的主体,用来表述公文的内容。

7、应当使用国家法定计量单位。

8、文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

9、公文中的数字,除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

10、主送机关是指公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

11、抄送机关除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关名称、规范化简称或者同类型机关统称。

第三条  拟制公文涉及其他领导或科室职权范围内事项的,主办科室应当主动与有关领导或科室协商,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办科室的分管领导应当出面协调,仍不能取得一致时,主办科室可以列明各方意见的理由根据,提出建设性意见,并在有关领导会签后(或附其他科室的书面材料)报请分管领导核稿、秘书科(行政公文)或法规科(业务公文)复核后,由局长裁定后行文。

第四条  相关科室代拟的公文送市政府或市政府办公室签发前,应当由科室分管领导核稿、局长审核、签字后,送市政府办公室联系科室进行审核。

第五条  机关公文的签发:

(一)机关发文文种分别为:决定、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要;字号分别为:行政类包括“咸审发”、“咸审字”、“咸审函”;业务类包括“咸审通”、“咸审报”、“咸审决”、“咸审移”;党群类包括“咸审党发”、“咸审党字”、“咸审任字”。

(二)以局名义发文,经分管领导核稿后,由局长签发。局长外出时,授权有关领导签发。

(三)平行或下行的字号为“咸审函”公文,一般授权分管领导签发;分管领导认为重要的,报局长审签。

(四)除以上授权签发以外的机关公文,经局长以会议授权或特殊紧急情况下的口头授权,由授权领导签发,并附口头授权文字纪录或录音记录。

(五)以局名义发的行政公文(含地方性或内部行政规章制度),审签程序的一般流程顺序为:承办科室科长(主任)对文稿审核→承办科室分管领导对文稿核稿→秘书科长(行政公文)对文种、格式等进行复核→局长签发;

局长授权签发的机关公文审签程序的流程顺序为:承办科室科长(主任)对文稿审核→承办科室分管领导对文稿核稿→秘书科长(行政公文)对文种、格式等进行复核→授权领导签发;

以局名义(或授权)签发的业务公文(含地方性或内部业务规章制度)审签程序按照原流程执行。

经局党组会议研究、以局党组名义上报市委的请示、报告审签程序的流程顺序为:承办科室科长对文稿审核→承办科室分管领导核稿→秘书科科长复核→党组书记签发。

(六)联合行文审签程序的流程顺序为: 

局机关为联合发文主办单位的,呈签文稿用局拟稿文头,对涉及到有关部门职责的,应在履行机关公文审签程序后呈送有关机关会签,再由秘书科编号、印发。

局机关为联合发文会签单位的,由局秘书科征求相关分管领导意见后,报送局长审签,并由主办部门编号、印发。

(七)以局机关名义发文,除授权相关领导签发外,分管领导的批呈意见中一般使用“核稿”,不用“签发”。应由局长签发的公文,分管领导同意的,不视作签发。

(八)领导同志在审签公文时,应当签署明确意见、姓名和完整日期,签名或圈阅视为同意。对有请示事项的公文,要明确表示意见。

第六条  涉密文件的审签与印发程序按照保密规定执行。

第七条  公文正式印制前,拟稿人应当根据签发意见,返回文书管理员处核实发文种类并编号,文印室应当对电子公文进行复查,复查的重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否正确、规范等。

第八条  各科室(中心)承办的公文实行科长(主任)负责制。

第九条  公文由秘书科文书管理人员统一编号、用印、归档和销毁。

第十条  秘书科负责机关公文处理有关制度的建设工作,针对公文处理工作中存在的问题,提出加强和改进意见。

第十一条  公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖机关相关印章。

第十二条  公开发布行政机关公文,必须经局分管保密审查的领导批准。经批准公开发布的公文,同正式印发的公文具有同等效力。

第十三条  公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。

第十四条  公文涉及保密事项的按照保密工作有关规定执行。

第十五条  机关公文含电子公文。电子公文处理工作的具体办法按照2019年1月25日中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《党政机关电子公文处理工作办法》的通知要求执行。

第十六条  严格控制公文规格和发文数量,对可发可不发的公文一律不发,能合并印发的公文合并印发,能用制式便签纸的不用红头。

第十七条  对经核稿后文稿不清的,要由起草人员重新抄清,经核对无误后连同原稿一同送交秘书科或法规科。对行文不规范、不符合此规定程序的呈文,一律退回原部门和单位,不予承办。

第十八条  公文的收文、登记、印制、核发、承办、传阅、阅办、复印、摘抄、借阅等其它事宜,严格按照中办、国办印发的《党政机关公文处理工作条例》规定和局机关相关制度执行。

第十九条  本办法具体解释工作由秘书科负责解释。

第二十条  本制度自印发之日起施行。

 

 

 

 

 

 

 

附件2:

 

公文格式排版

 

一、设置页面(“页面布局”—“页面设置”)

(一)“页边距”

1.页边距:上3.7厘米、下3.5厘米、左2.8厘米、右2.6厘米。

2.纸张方向:纵向。

(二)“纸张”

纸张大小:A4。

确保“每面排22行,每行排28个字,并撑满版心”。

二、设置标题

(一)“字体”

1.主标题:先设置字体为华文小标宋简体(或华文中宋、宋体),再设置字体为Times New Roman;字形,加粗;字号,二号。

2.副标题:字体,与主标题一致;字形,不加粗;字号,三号。

(二)“段落”

1.对齐方式:居中。

2.左侧右侧缩进均为0字符。

3.特殊格式:无。

4.段前段后间距均为0行。

5.行距:固定值,28磅。

(三)内容要求

1.标题可分一行或多行居中排布,回行时应排列对称、长短适宜、间距恰当;多行标题排列时应当采用梯形或菱形布局,不应采用上下长短一样的长方形或上下长中间短的沙漏形。

2.正式公文标题应要素完整,一般格式为“发文机关+关于××(事由)的+文种”。

3.标题回行时应词意完整,不能将词组拆开;发文机关名称应在第一行居中排布;最后一行不能将“的”与文种单独排列成行。

4.标题中除法规、规章名称可加书名号外,一般不用标点符号。

(四)标题与正文间隔

空一行。

三、设置正文

(一)“字体”

1.一级标题:字体,黑体;字形,不加粗;字号,三号。

2.二级标题:字体,楷体_GB2312(或楷体);字形,不加粗;字号,三号。

3.三级标题、四级标题和五级标题:字体,仿宋_GB2312(或仿宋);字形,加粗;字号,三号。

4.其余正文(包括附件、落款、附注):字体,仿宋_GB2312(或仿宋);字形,不加粗;字号,三号。

5.正文各级各类字体设定完后,应再次选定全文,设置字体为Times New Roman。

(二)“段落”

1.对齐方式:两端对齐。

2.左侧右侧缩进均为0字符。

3.特殊格式:首行缩进,2字符。

4.段前段后间距均为0行。

5.行距:固定值,28磅。

(三)内容要求

1.主送机关(俗称“抬头”)居正文第一行单独成行,顶格不缩进。

2.一级标题、二级标题、三级标题、四级标题、五级标题依次采用“一、”、“(一)”、“1.”、“(1)”、“①”排序标注。

3.公文中引用文件时,应按规范将文件名称和发文字号写全,一般格式为“《关于××××的××》(××××〔××××〕××号)”,特别注意发文字号中必须使用六角括号“〔××××〕”。

4.附件在正文末下空1行,靠左缩进2字符排布;标准格式为“附件:1.××××”;附件名称不用书名号,结尾不加标点符号;单个附件不标注序号;多个附件用阿拉伯数字“1.”标注序号,并按顺序回行排列;回行时,序号与序号对齐,名称内容与内容对齐。

5.发文机关署名(俗称“落款”)在正文末(或附件末)下空1-3行(不盖章时空1行,盖章时空3行),靠右空2字符排布。

6.成文日期(俗称“落款日期”)在发文机关署名下一行靠右排布,以发文机关署名为准居中;标准格式为“××××年××月××日”,用阿拉伯数字将年、月、日标全,不编虚位。

7.用印时,公章应端正盖住发文机关署名,印章上部约三分之二压在空白处,印章上沿距正文最后一行文字空1行,印章下沿骑“年”盖“”。

8.附注(上行文、平行文中用于标注联系人、联系电话)在成文日期下一行靠左缩进2字符排布;标准格式为“(联系人:×××;联系电话:××××)”。

9.正文中所有标点符号应在中文输入法模式下输入。数字、英文中使用的标点符号按相应规范执行。

四、设置页码

(一)一般情况

1.奇数页页码在页面底端居右空一字,偶数页页码在页面底端居左空一字。

2.“页面布局”—“页面设置”—“版式”—页眉和页脚:勾选“奇偶页不同”。

3.“插入”—“页码”—“设置页码格式”:选择编号格式“-1-,-2-,-3-,…”。

4.将光标置于第1页,“插入”—“页码”—“页面底端”—选择靠右的页码格式插入;消除页码下方空行;选取页码,设置为宋体、半角、四号字,并在“段落”中设置右侧缩进1字符。

5.将光标置于第2页,“插入”—“页码”—“页面底端”—选择靠左的页码格式插入;消除页码下方空行;选取页码,设置为宋体、半角、四号字,并在“段落”中设置左侧缩进1字符。

(二)信函格式公文(套印函头纸的公文)

1.首页不显示页码;只有两页的可以不标注页码,双面打印即可。

2.三页及以上的,从第2页开始标注页码,奇数页页码在页面底端居右空一字,偶数页页码在页面底端居左空一字。

3.“页面布局”—“页面设置”—“版式”—页眉和页脚:勾选“奇偶页不同”、“首页不同”。

4.“插入”—“页码”—“设置页码格式”:选择编号格式“-1-,-2-,-3-,…”。

5.将光标置于第2页,“插入”—“页码”—“页面底端”—选择靠左的页码格式插入;消除页码下方空行;选取页码,设置为宋体、半角、四号字,并在“段落”中设置左侧缩进1字符。

6.将光标置于第3页,“插入”—“页码”—“页面底端”—选择靠右的页码格式插入;消除页码下方空行;选取页码,设置为宋体、半角、四号字,并在“段落”中设置右侧缩进1字符。

(三)注意事项

1.公文附件与正文一起排版装订时,页码应连续编排。

2.公文中间出现空白页时,空白页不编排页码。

五、其他要求

(一)特殊设置

为了版面整洁美观,全文编辑排版完毕后,应在“段落”中做如下特殊设置

1.“缩进和间距”:左右缩进一律调整为0字符,段前段后间距一律调整为0行。

2.“换行和分页”:所有选项均不勾选。

3.“中文版式”:只勾选“按中文习惯控制首尾字符”、“自动调整中文与西文的间距”、“自动调整中文与数字的间距”三项,其他勾选全部取消。

(二)印刷

1.正式公文(俗称“套红头”)和普通公文均应双面印刷,中间一般不应有空白页。

2.正文一般采用A4纸张,纵向排版印刷。

3.附件为A4横向表格的,奇数页表头在订口一侧,偶数页表头在切口一侧。采用双面便签印刷模式,或双面长边装订印刷模式。

4.附件为A3纵向表格的,奇数页表头在订口一侧,偶数页表头在切口一侧。采用双面便签印刷模式,或双面短边装订印刷模式。

5.附件为A3横向表格的,每页表头均在公文正文上侧方向。采用双面书籍印刷模式,或双面短边装订印刷模式。

(三)装订

1.公文首页左侧为订口、右侧为切口。

2.公文应当左侧装订,两枚订书针均匀排布,分别位于上下约四分之一处。不应采用左上角斜订一枚订书针的做法。

3.两枚订书针外侧针眼分别距版面上下边缘各70mm,允许误差±4mm。

4.订书针与订口(俗称“书脊”)平行,标准距离为3mm—5mm,一般不应大于10mm。

5.附件为A3表格的,先将外侧边向订口整齐对折,再将外侧边向距切口5mm—10mm处回折,确保切口与正文整齐吻合。

备注:

1.六角括号“〔〕”可在“插入”—“特殊符号”中查找插入,也可在搜狗拼音输入法中输入“v1”翻两页分别按c、d输入。

2.三级标题阿拉伯数字后的“.”可在“插入”—“特殊符号”中查找插入,也可在搜狗拼音输入法中输入“v3”翻一页按h输入。

 

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